PROGRAMME DE FORMATION

FONDAMENTAUX D’UN PROJET DE DIGITALISATION ET DE CONSERVATION/ARCHIVAGE DE DONNEES NUMERIQUES

• Principales définitions et concepts
• De l’informatique à la dématique
• Evolution des SI et nécessité d’une gouvernance de l’information
• Rupture du document numérique avec son support

PRISE EN COMPTE DU CYCLE DE VIE DE L’INFORMATION

• Modèle archivistique
• Modèle du records management
• Positionnement GED et SAE
• Différence entre l’archivage physique et électronique

CONTRAINTES LIEES AUX DONNEES NUMERIQUES ET RECOMMANDATIONS

• Techniques (supports, formats, …)
• La signature électronique (introduction)
• Légales et réglementaires (lois nationales, règlements européens (eIDAS-RGPD), exigences sectorielles)
• Sécuritaires (prise en compte des risques)
• Organisationnelles (conduite du changement)

PRESENTATION DE RECOMMANDATIONS GENERALES EN MATIERE DE « DIGITALISATION, SIGNATURE ELECTRONIQUE ET CONSERVATION Â»

• Contexte
• Caractère transverse des projets
• Conduite du changement
• Conformité
• Les trois piliers de la digitalisation : signature électronique, flux/échanges, conservation/archivage

SERVICES DE CONFIANCE ET PRESTATAIRES ASSOCIES

• Origine des PSCO (prestataire de services de confiance) et des services de confiance, statut, qualifications
• Organisation des PSCO et des services de confiance selon eIDAS, et la loi belge du 21 juillet 2016
• Principales exigences : obligation de résultat, plan d’arrêt d’activité, …
• Présentation des principaux services de confiance : signature électronique, horodatage, recommandé électronique, validation et conservation des signatures, numérisation, archivage, …
• Qualification des services
• Préservation des données/documents et transformation numérique
• Gouvernance de l’information et big data

GESTION D’UN PROJET DE DIGITALISATION

• Qualification des besoins
• Evaluation des impacts et classification des données/documents à gérer
• Validation du niveau de service retenu : simple, avancé faible, avancé fort, qualifié
• Correspondance du niveau retenu avec les exigences en matière de signature, archivage, traces
• Prise en compte de la conduite du changement
• Constitution d’un groupe projet pluridisciplinaire
• Elaboration d’un plan de communication par population
• Organiser les formations adaptées aux cibles visées
• Guide de qualification

METHODOLOGIE APPLIQUEE A UN PROJET DE CONSERVATION/ARCHIVAGE DE DONNEES NUMERIQUES

• Gestion de l’information
• Conservation sécurisée (introduction politique d’archivage)
• Normes et autres référentiels (références)
• Critères sécuritaires à prendre en compte :
• Pérennité, disponibilité
• Authenticité, intégrité
• Confidentialité
• Traçabilité au niveau des données/documents
• Prise en compte de l’obsolescence physique et logique (cryptographique)
• Validation d’une signature électronique
• Conservation des signatures dans le temps
• Proposition de de la définition d’un niveau avancé et des exigences correspondantes
• Grandes familles de solutions pour chaque critère

LES ENJEUX JURIDIQUES D’UN PROJET DE DIGITALISATION ET D’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE (ENVIRONNEMENT EUROPEEN)

• Caractère légal (valeur probante) d’un document dématérialisé, d’un document nativement numérique
• Introduction aux différents niveaux de service du règlement européen en termes de garantie juridique
• Données personnelles
• Caractéristique d’une donnée personnelle
• Responsable de traitements
• Le règlement européen RGPD (Règlement général sur la protection des données)
• L’analyse d’impact
• Les exigences en matière de qualification d’un service d’archivage (loi belge du 21 juillet 2016)

BONNE MAITRISE JURIDICO-TECHNIQUE EN MATIERE DE NUMERIQUE, CORPUS DOCUMENTAIRE

• Présentation des différents intervenants possibles :
• Signature : autorité de certification, autorité d’enregistrement, opérateur
• Numérisation « valeur probante » : prestataire et service de numérisation
• Archivage : autorité et opérateur d’archivage et de service d’archivage
• Gestion de preuve : autorité de gestion de preuve et de service de gestion de preuve
• Les politiques associées : PC, PA, PSA, PGP, …
• Autres documents : protocoles, déclaration des pratiques, conventions, …

DE LA NUMERISATION AU TRANSFERT D’ORIGINAL AU SENS LEGAL DU TERME

• Rappel des mécanismes de base,
• Les conditions d’une numérisation fiable, le contrôle qualité
• Importance de la classification et de l’indexation (au moins semi-automatique)
• Plan de classement, nécessaire, mais pas forcément détaillé
• Les contraintes légales-réglementaires voire sectorielles / types de documents

LES NORMES EN MATIERE DE NUMERISATION ET D’ARCHIVAGE DE DONNEES ELECTRONIQUES

• Normes , et état de l’art
• De la conformité à la certification

EVOLUTIONS

• La blockchain : une nouvelle opportunité non sans ses propres limites
• Gouvernance de l’information dans un environnement numérique
• Le big data et l’IA
• Evolution du paysage normatif, légal et règlementaire
  

EXAMEN DE CERTIFICATION LEAD DIGITALIZATION AND ELECTRONIC ARCHIVING MANAGER

• L’examen final de certification PECB Lead Digitalization and Electronic Archiving Manager garantit que les candidats possèdent les connaissances et les compétences nécessaires pour mettre en Å“uvre un projet de digitalisation et d’archivage numérique.
• Il se déroule pendant la dernière demi-journée et dure environ trois heures.
• Pendant l’examen, les participants sont autorisés à utiliser la totalité de la documention PECB fournie pendant la formation, ainsi que leurs notes personnelles mais ne sont pas autorisés à utiliser leur ordinateur portable, tablette ou tout autre matériel électronique. Le score minimum de passage est de 70%.

EXAMEN

L’examen officiel de certification Lead Digitalization and Electronic Archiving Manager, inclus dans la session, est conforme aux exigences du programme d’examen et de certification de PECB.
Vous pouvez le passer soit dans les locaux du Cabinet CHARTERED MANAGERS, et supervisé par ce dernier, partenaire agréé PECB Testing Center, soit en ligne depuis chez-vous via l’application PECB Exams
L’examen est disponible dans plusieurs langues dont le Français, l’Anglais, l’Espagnol, le Portugais. Il couvre les domaines de compétence suivants :

• Domaine 1 : Fondamentaux et contraintes d’un projet de dématique
• Domaine 2 : Les enjeux juridiques d’un projet de dématique
• Domaine 3 : Conduire un projet de dématique
• Domaine 4 : Les bases/piliers de la dématique
• Domaine 5 : Normes et certifications dans l’environnement de la dématique
• Domaine 6 : Evolutions de la dématique et du numérique en général

CERTIFICATION

• La communication aux candidats, par PECB, de leurs résultats à l’examen se fait exclusivement par email et peut prendre jusqu’à 6 à 8 semaines.
• En cas d’échec à l’examen, les résultats sont accompagnés de la liste des domaines dans lesquels la note obtenue est inférieure au minimum requis afin de vous permettre une meilleure préparation pour repasser l’examen.  Vous pouvez le repasser dans les 12 mois qui suivent sans frais supplémentaires
• Après avoir réussi l’examen, vous pouvez demander l’une des qualifications mentionnées sur le tableau ci-dessous. Un certificat vous sera délivré si vous remplissez l’ensemble des exigences relatives à la qualification sélectionnée

METHODES ET OUTILS PEDAGOGIQUES

Dans son ensemble la formation sera orientée pratique dans un rapport de 80 % pratique et 20 % théorique. Les participants devront directement appliquer les acquis à la sortie de la salle de formation.

1. Approche andragogique:

• Des exposés/discussions qui permettront de présenter les concepts clés, les outils et méthodes recommandés, assortis d’analyses des situations concrètes par l’étude des cas pratiques réels pour illustrer les exposés afin de permettre aux participants se s’approprier progressivement les outils et méthodes, puis à requérir les points de vue des participants notamment en ce qui concerne leur expérience et les obstacles à lever pour faciliter la mise en place des outils ;
• Élaboration des schémas qui servent de repères pour l’application pratique des concepts
• Les travaux en ateliers : ils permettront aux équipes constituées séance tenante de travailler sur des cas réels, d’échanger et de construire des solutions pratiques sous la supervision des animateurs ;
• Des exercices pratiques basés sur les études de cas qui portent essentiellement sur les postes de travail des participants;
• Les jeux de rôles (business game) : ils permettront aux participants d’animer des séquences de simulation et de mettre en situation.
• Partage des meilleures pratiques sur les expériences des participants lors d’échanges interactifs et débats sur leurs problématiques liées au management de la Qualité :
• Les tests pratiques sont similaires à l'examen de certification
• Questions/réponses

2. Outils pédagogiques :

• Projection de diapositives powerpoint
• Utilisation de tableau à feuilles mobiles
• Plateforme de visioconférence Zoom pour les classes virtuelles

3. Documentation

• Un support de formation richement illustré de plus de 450 pages est remis aux participants
• Une Certification officielle Lead Digitalization and Electronic Archiving Manager est émise par PECB si l’examen est réussi,
• Un certificat de participation de 31 crédits CPD  (Développement Professionnel Continu) est délivré