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« Les archives sont l'ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité, documents soit conservés par leur créateur ou leurs successeurs pour leurs besoins propres, soit transmis à l'institution d'archives compétente en raison de leur valeur archivistique. ».

 

Les documents physiques et électroniques créés ou reçus dans l'exercice de nos fonctions s'empilent dans les bureaux ou des centres d'archives à telle enseigne qu'il est difficile de les retrouver. Très souvent dans le cadre de ses activités entré en possession d'une information imminente et importante à l'instant T devient hypothétique. Un contrôle fiscal inopiné pose de nombreux problèmes à certaines entreprises qui ne retrouvent pas de factures à justifier.

 

Ainsi, les entreprises se trouvent de nos jours dans une situation inconfortable du point de vue de la gestion de l'information et plus spécifiquement de la gestion du flux d'information documentaire. Lors du traitement des dossiers, elles émettent, reçoivent et accumulent une masse importante de documents papier.

 

Le phénomène s'accentue par le recours aux outils bureautiques avec comme conséquence la production d'une masse plus importante de documents. La production informelle de bureau génère une série de documents brouillons, des documents annotés, des versions préparatoires non validées, des rapports de missions, des comptes rendus de réunions ou d'entretien, des échanges par mail sur des supports et des formats divers, dans des répertoires différents et sont difficiles à retrouver les archives ont une haute valeur (entre autres valeur, une valeur de preuve ou une valeur historique) pour l'entreprise et pour l'administration.

 

Néanmoins il est nécessaire de mettre sur pied une stratégie et la politique documentaire : records management à l'archivage électronique pour une meilleure gestion des archives

 




 

OBJECTIFS DE LA FORMATION


Cette formation vise à apporter aux participants (es), les aptitudes et compétences nécessaires pour la réalisation effective de l'Archivage Physique et/ou Numérique à leurs postes respectifs .

 

Elle permettra également aux participants de :

  • Acquérir et/ou améliorer leurs connaissances théoriques et pratiques dans le domaine de la circulation des documents, leur classification, leur exploitation et leur gestion par ordinateur individuel ou en réseau.
  • Appréhender les aspects normatifs ainsi que les procédures légales en matière de gestion documentaire.
  • Savoir mettre en œuvre, dans toute situation d'entreprise, des stratégies adaptées pour obtenir un meilleur rendement quant à la rapidité d'exploitation et de traitement des données.
  • Connaitre les techniques de l'archivage.
  • Connaitre la gestion et la dématérialisation des archives.
  • Identifier les documents à conserver et ceux à détruire.
  • Faciliter et accélérer le repérage de vos documents.
  • Mettre à la disposition des connaissances appropriées sur les principes et théories archivistiques.
  • Créer un climat de confiance et de productivité efficients.

 

 

A QUI S'ADRESSE CETTE FORMATION ?


Cette formation s'adresse à tout personnel qui a en charge la gestion d'un volume important de documents, particulièrement :

  • Administrateurs,
  • Chefs de Services
  • Secrétaires et Assistants (tes) de direction,
  • Personnel du service courrier, 
  • Gestionnaire des ressources humaines,
  • Gestionnaires des finances et de la comptabilité,
  • Gestionnaires de la communication,
  • Gestionnaires des relations extérieures,
  • Commerciaux, Archivistes,
  • Administrateurs civils et toutes autres personnes intéressées etc.
  • Personnel des archives,

CONTENU DE LA FORMATION


MODULE 1 : GENERALITES SUR L'ARCHIVAGE

  • Introduction
  • Définition des archives ?
  • Le cycle de vie des documents
  • Comprendre la chaîne des opérations archivistiques
  • L'initiation aux techniques archivistiques
  • Circulation des documents et versements
  • Communication des archives
  • Producteur et activités
  • Du producteur à la description
  • Principe d'accès aux documents et données

 

MODULE 2 : CADRE LEGAL, NORMATIF ET REGLEMENTAIRE

 

MODULE 3 : OUTILS DE GESTION DOCUMENTAIRE, SYSTEMES ET PROCEDURES D'ARCHIVAGE

  • Les outils de traitement des archives et leur conception
  • les instruments de recherche
  • Les procédures d'archivage et leur mise en œuvre

 

MODULE 4 : CREATION ET GESTION D'UN SYSTEME D'ARCHIVAGE

  • Introduction
  • Vocabulaire
  • Les procédures d'entrée
  • La gestion des espaces
  • Qu'est-ce qu'un vrac ?
  • Les étapes pour traiter un vrac et faire apparaitre à partir d'un ensemble opaque et dépourvu de sens, un tout cohérent et exploitable ;
  • Le récolement.

 

MODULE 5 : CONSERVATION, COMMUNICATION ET VALORISATION DES ARCHIVES

  • La durée de conservation ;
  • Les droits d'accès ;
  • Panorama d'outils de médiation numérique et de valorisation des archives.

 

MODULE 6 : L'ARCHIVAGE ORDINAIRE ET LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS

  • Définitions
  • Typologie des documents à archiver
  • Processus d'archivage et politique d'archivage
  • Enjeux de la GED et implémentation
  • Illustrations et exercices d'application

Echanges et cas pratiques :

 

Module 7 : Création, acquisition, production, traitement, stockage, sécurisation et diffusion des documents électronique

 

  • - création de dossiers
  • - création de plan de classement
  • - Numérisation et traitement des documents
  • - Production, stockage et diffusion des documents
  • - Initiation à la GED et SAE
  • Travaux pratiques :

 

 

METHODE PEDAGOGIQUE ET MOYENS MOBILISES


APPROCHE ANDRAGOGIQUE:

  • Apports et exposés des concepts théoriques, assortis d' analyse des situations concrètes par l'étude des cas pratiques réels d'entreprises pour illustrer les exposés afin de permettre aux participants se s'approprier progressivement les outils et méthodes. Notre consultant fera ainsi partager des exemples tirés de son vécu professionnel et lors de missions de conseil.
  • Jeux de rôle, « business game », mises en situation.
  • Elaboration des schémas qui servent de repères pour l'application pratique des concepts
  • Notre pédagogie favorise le partage des meilleures pratiques sur les expériences des participants lors d'échanges interactifs et débats
  • Chaque participant est encouragé à partager les problématiques de son organisation liée au thème de la formation afin de bénéficier des conseils du consultant-formateur.,
  • Questions/réponses

MOYENS PÉDAGOGIQUES :

  • Projection de diapositives powerpoint / Utilisation de tableau à feuilles mobiles
  • Nos salles de formation sont climatisées et équipées de vidéo projecteur
  • Nous disposons des salles équipées d'ordinateurs, outils et logiciels pour les cas pratiques, mais pensez à toujours apporter votre ordinateur portable pour mieux travailler sur vos propres projets.
  • Accès à internet gratuit en WI-FI dans tous nos locaux
  • Application de visioconférence zoom pour la formation en télé-présentiel formation en ligne. (Un lien sécurisé sera envoyé aux personnes inscrites avant la formation) - Les personnes qui optent pour le téléprésentiel doivent s'assurer d'avoir accès à une connexion internet fiable, à une caméra, à un micro ainsi qu'à un haut-parleur - L'utilisation d'un écran d'ordinateur ou de portable est préférable à celui d'une tablette pour permettre le bon visionnement des documents qui seront partagés en ligne ;
  • Plateforme Moodle pour la formation en Digital-Learning
  • Support de formation et tout le matériel d'appui à la formation transmis par courriel avant la formation et en support physique pour les formations en présentiel

DISPOSITTIF D'EVALUATION


1) Avant la formation : évaluation initiale

Pour vous assurer de profiter au maximum de cette formation, une évaluation initiale pour établir exactement les besoins. Les formulaires remplis seront analysés par le formateur expert. En conséquence, nous nous assurons que la formation soit livrée à un niveau approprié et que les questions pertinentes seront traitées. Elle nous permet également d'élaborer les exercices pratiques en tenant compte des spécifiés de l'activité professionnelle de chaque stagiaire (Pour cela veuillez-confirmer votre participation au moins 10 jours avant le début de la session).


2) Pendant la formation : évaluation en continu et validation de la compréhension en temps réel

Lors de la formation, les stagiaires sont soumis à des mises en situation, des exercices pratiques, des échanges sur leurs pratiques professionnelles dans une pédagogie active et participative permettant un contrôle continu de leur progression et du développement de leurs connaissances et de leurs compétences au regard des objectifs visés.


3) A la fin de la formation : évaluation A CHAUD des connaissances acquises et de la satisfaction

Évaluation des acquis : Le QCM est à nouveau réalisé par chaque stagiaire, par les différences constatées, il permet d'évaluer les connaissances globales acquises et aussi de valider la progression.

Évaluation de la satisfaction : Afin de mesurer l'indice de satisfaction des participants sur l'atteinte des objectifs, la qualité de l'animation et la satisfaction globale de la prestation, un questionnaire de satisfaction est remis à chaque participant.

Il est complété par un tour de table pour apporter des compléments et de confronter les points de vue.


4) 2-3 mois après la formation : évaluation à posteriori

Afin de de mesurer l'impact de la formation sur les situations professionnelles du participant et ce qu'il a réellement retiré de cette formation, nous réalisons une enquête centrée 3 mois après la formation sur l'utilisation des connaissances et compétences acquises et leur transposition dans l'univers professionnel

PLUS D'INFORMATIONS

 

OBJECTIFS DE LA FORMATION


Cette formation vise à apporter aux participants (es), les aptitudes et compétences nécessaires pour la réalisation effective de l'Archivage Physique et/ou Numérique à leurs postes respectifs .

 

Elle permettra également aux participants de :

  • Acquérir et/ou améliorer leurs connaissances théoriques et pratiques dans le domaine de la circulation des documents, leur classification, leur exploitation et leur gestion par ordinateur individuel ou en réseau.
  • Appréhender les aspects normatifs ainsi que les procédures légales en matière de gestion documentaire.
  • Savoir mettre en œuvre, dans toute situation d'entreprise, des stratégies adaptées pour obtenir un meilleur rendement quant à la rapidité d'exploitation et de traitement des données.
  • Connaitre les techniques de l'archivage.
  • Connaitre la gestion et la dématérialisation des archives.
  • Identifier les documents à conserver et ceux à détruire.
  • Faciliter et accélérer le repérage de vos documents.
  • Mettre à la disposition des connaissances appropriées sur les principes et théories archivistiques.
  • Créer un climat de confiance et de productivité efficients.

 

 

A QUI S'ADRESSE CETTE FORMATION ?


Cette formation s'adresse à tout personnel qui a en charge la gestion d'un volume important de documents, particulièrement :

  • Administrateurs,
  • Chefs de Services
  • Secrétaires et Assistants (tes) de direction,
  • Personnel du service courrier, 
  • Gestionnaire des ressources humaines,
  • Gestionnaires des finances et de la comptabilité,
  • Gestionnaires de la communication,
  • Gestionnaires des relations extérieures,
  • Commerciaux, Archivistes,
  • Administrateurs civils et toutes autres personnes intéressées etc.
  • Personnel des archives,

CONTENU DE LA FORMATION


MODULE 1 : GENERALITES SUR L'ARCHIVAGE

  • Introduction
  • Définition des archives ?
  • Le cycle de vie des documents
  • Comprendre la chaîne des opérations archivistiques
  • L'initiation aux techniques archivistiques
  • Circulation des documents et versements
  • Communication des archives
  • Producteur et activités
  • Du producteur à la description
  • Principe d'accès aux documents et données

 

MODULE 2 : CADRE LEGAL, NORMATIF ET REGLEMENTAIRE

 

MODULE 3 : OUTILS DE GESTION DOCUMENTAIRE, SYSTEMES ET PROCEDURES D'ARCHIVAGE

  • Les outils de traitement des archives et leur conception
  • les instruments de recherche
  • Les procédures d'archivage et leur mise en œuvre

 

MODULE 4 : CREATION ET GESTION D'UN SYSTEME D'ARCHIVAGE

  • Introduction
  • Vocabulaire
  • Les procédures d'entrée
  • La gestion des espaces
  • Qu'est-ce qu'un vrac ?
  • Les étapes pour traiter un vrac et faire apparaitre à partir d'un ensemble opaque et dépourvu de sens, un tout cohérent et exploitable ;
  • Le récolement.

 

MODULE 5 : CONSERVATION, COMMUNICATION ET VALORISATION DES ARCHIVES

  • La durée de conservation ;
  • Les droits d'accès ;
  • Panorama d'outils de médiation numérique et de valorisation des archives.

 

MODULE 6 : L'ARCHIVAGE ORDINAIRE ET LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS

  • Définitions
  • Typologie des documents à archiver
  • Processus d'archivage et politique d'archivage
  • Enjeux de la GED et implémentation
  • Illustrations et exercices d'application

Echanges et cas pratiques :

 

Module 7 : Création, acquisition, production, traitement, stockage, sécurisation et diffusion des documents électronique

 

  • - création de dossiers
  • - création de plan de classement
  • - Numérisation et traitement des documents
  • - Production, stockage et diffusion des documents
  • - Initiation à la GED et SAE
  • Travaux pratiques :

 

 

APPROCHE PEDAGOGIQUE


  • Alternance de contenu théorique et cas pratiques afin de permettre aux participants de s'approprier les outils et méthodes Formateur de terrain de haut niveau professionnel, doté d'un véritable sens pédagogique
  • Support de formation remis aux participants
  • Une attestation de formation sera délivrée à chaque participant au terme du séminaire


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