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Ce module, objet de cette formation, constitue les trois éléments de la chaîne archivistique dans le cadre de la théorie des trois â ges des archives.
Il traite de la mise en place d'une politique de gestion des documents administratifs au sein d'un organisme fondée sur le traitement archivistique (inventaire, tri et élaboration d'un calendrier de conservation, classement et versement), en vue de faciliter la prise de décision et sauvegarder le patrimoine documentaire.

 




OBJECTIFS DE LA FORMATION


  • Maîtriser les méthodes d’élaboration du recensement des archives courantes ;
  • Acquérir les techniques de classification, de cotation et de diffusion des archives courantes ;
  • Maîtriser les différentes étapes de la chaîne archivistique définie par la théorie des trois â ges des archives ;
  • Maîtriser les différentes méthodes du contrôle de la circulation des archives courantes ;
  • Connaître les différents meubles de conservation des archives courantes.
  • Connaître la fonction « tri » des archives ;
  • Maîtriser les techniques d’élaboration d’un calendrier de conservation.
  • Initier l’apprenant aux méthodes d'élaboration et d'application d'un système de pré archivage : la conception des locaux ;
  • Initier l’apprenant à la collecte ;
  • Acquérir le savoir-faire d’organisation des versements des archives intermédiaires au dépôt de pré archivage, et de ce dernier aux archives historiques ;
  • Donner à l’apprenant le savoir –faire de la réception des versements au sein du dépôt de pré archivage, le classement des dossiers versés, leur rangement et leur diffusion ;
  • Maîtriser le processus d'élaboration des outils de recherche au sein du dépôt de pré archivage ;
  • Connaître les différents modes de versements aux archives historiques ;

 

A QUI S'ADRESSE CETTE FORMATION ?


Cette formation s'adresse à tout personnel qui a en charge la gestion d'un volume important de documents, particulièrement :

  • Administrateurs,
  • Chefs de Services
  • Secrétaires et Assistants (tes) de direction,
  • •Personnel du service courrier, 
  • Gestionnaire des ressources humaines,
  • Gestionnaires des finances et de la comptabilité,
  • Gestionnaires de la communication,
  • Gestionnaires des relations extérieures,
  • Commerciaux, Archivistes,
  • Administrateurs civils et toutes autres personnes intéressées etc.
  • Personnel des archives,

CONTENU DE LA FORMATION


MODULE 1 : GENERALITES SUR L'ARCHIVAGE

  • Introduction
  • Terminologie archivistique
  • Le cycle de vie des documents
  • •Comprendre la chaîne des opérations archivistiques
  • •L'initiation aux techniques archivistiques
  • •Circulation des documents et versements
  • •Communication des archives
  • Producteur et activités
  • Du producteur à la description
  • Principe d'accès aux documents et données

 

MODULE 2 : CADRE LEGAL, NORMATIF ET REGLEMENTAIRE

  • Examen de la Loi N°2000/010 du 19 décembre 2000
  • Norme ISO 9001/2015 « Maîtrise documentaire » en Management Qualité
  • Norme ISO 15489 en Records Management, etc.

 

MODULE 3 PROPOSITION ET DEFINITION D'UN SYSTEME D'ARCHIVAGE

  • L'inventaire des archives.
  • Le diagnostic et le rapport analytique.
  • L'analyse et le classement des archives courantes.
  • Le système de cotation.
  • Le contrôle de la circulation des documents.

 

MODULE 4 : CREATION ET GESTION D'UN SYSTEME D'ARCHIVAGE

  • Les procédures d'entrée
  • La gestion des espaces
  • Qu'est-ce qu'un vrac ?
  • Les étapes pour traiter un vrac et faire apparaitre à partir d'un ensemble opaque et dépourvu de sens, un tout cohérent et exploitable ;
  • Le récolement.

 

MODULE 5 : OUTILS ET PROCEDURES DE GESTION DOCUMENTAIRE ET

  • Les outils de traitement des archives et leur conception
  • les instruments de recherche
  • Les procédures d'archivage et leur mise en oeuvre

 

MODULE 6 : CONSERVATION, COMMUNICATION ET VALORISATION DES ARCHIVES

  • La durée de conservation ;
  • Les droits d'accès ;
  • Panorama d'outils de médiation numérique et de valorisation des archives

 

 

 

METHODE PEDAGOGIQUE ET MOYENS MOBILISES


APPROCHE ANDRAGOGIQUE:

  • Apports et exposés des concepts théoriques, assortis d' analyse des situations concrètes par l'étude des cas pratiques réels d'entreprises pour illustrer les exposés afin de permettre aux participants se s'approprier progressivement les outils et méthodes. Notre consultant fera ainsi partager des exemples tirés de son vécu professionnel et lors de missions de conseil.
  • Jeux de rôle, « business game », mises en situation.
  • Elaboration des schémas qui servent de repères pour l'application pratique des concepts
  • Notre pédagogie favorise le partage des meilleures pratiques sur les expériences des participants lors d'échanges interactifs et débats
  • Chaque participant est encouragé à partager les problématiques de son organisation liée au thème de la formation afin de bénéficier des conseils du consultant-formateur.,
  • Questions/réponses

MOYENS PÉDAGOGIQUES :

  • Projection de diapositives powerpoint / Utilisation de tableau à feuilles mobiles
  • Nos salles de formation sont climatisées et équipées de vidéo projecteur
  • Nous disposons des salles équipées d'ordinateurs, outils et logiciels pour les cas pratiques, mais pensez à toujours apporter votre ordinateur portable pour mieux travailler sur vos propres projets.
  • Accès à internet gratuit en WI-FI dans tous nos locaux
  • Application de visioconférence zoom pour la formation en télé-présentiel formation en ligne. (Un lien sécurisé sera envoyé aux personnes inscrites avant la formation) - Les personnes qui optent pour le téléprésentiel doivent s'assurer d'avoir accès à une connexion internet fiable, à une caméra, à un micro ainsi qu'à un haut-parleur - L'utilisation d'un écran d'ordinateur ou de portable est préférable à celui d'une tablette pour permettre le bon visionnement des documents qui seront partagés en ligne ;
  • Plateforme Moodle pour la formation en Digital-Learning
  • Support de formation et tout le matériel d'appui à la formation transmis par courriel avant la formation et en support physique pour les formations en présentiel

DISPOSITTIF D'EVALUATION


1) Avant la formation : évaluation initiale

Pour vous assurer de profiter au maximum de cette formation, une évaluation initiale pour établir exactement les besoins. Les formulaires remplis seront analysés par le formateur expert. En conséquence, nous nous assurons que la formation soit livrée à un niveau approprié et que les questions pertinentes seront traitées. Elle nous permet également d'élaborer les exercices pratiques en tenant compte des spécifiés de l'activité professionnelle de chaque stagiaire (Pour cela veuillez-confirmer votre participation au moins 10 jours avant le début de la session).


2) Pendant la formation : évaluation en continu et validation de la compréhension en temps réel

Lors de la formation, les stagiaires sont soumis à des mises en situation, des exercices pratiques, des échanges sur leurs pratiques professionnelles dans une pédagogie active et participative permettant un contrôle continu de leur progression et du développement de leurs connaissances et de leurs compétences au regard des objectifs visés.


3) A la fin de la formation : évaluation A CHAUD des connaissances acquises et de la satisfaction

Évaluation des acquis : Le QCM est à nouveau réalisé par chaque stagiaire, par les différences constatées, il permet d'évaluer les connaissances globales acquises et aussi de valider la progression.

Évaluation de la satisfaction : Afin de mesurer l'indice de satisfaction des participants sur l'atteinte des objectifs, la qualité de l'animation et la satisfaction globale de la prestation, un questionnaire de satisfaction est remis à chaque participant.

Il est complété par un tour de table pour apporter des compléments et de confronter les points de vue.


4) 2-3 mois après la formation : évaluation à posteriori

Afin de de mesurer l'impact de la formation sur les situations professionnelles du participant et ce qu'il a réellement retiré de cette formation, nous réalisons une enquête centrée 3 mois après la formation sur l'utilisation des connaissances et compétences acquises et leur transposition dans l'univers professionnel

PLUS D'INFORMATIONS

OBJECTIFS DE LA FORMATION


  • Maîtriser les méthodes d’élaboration du recensement des archives courantes ;
  • Acquérir les techniques de classification, de cotation et de diffusion des archives courantes ;
  • Maîtriser les différentes étapes de la chaîne archivistique définie par la théorie des trois â ges des archives ;
  • Maîtriser les différentes méthodes du contrôle de la circulation des archives courantes ;
  • Connaître les différents meubles de conservation des archives courantes.
  • Connaître la fonction « tri » des archives ;
  • Maîtriser les techniques d’élaboration d’un calendrier de conservation.
  • Initier l’apprenant aux méthodes d'élaboration et d'application d'un système de pré archivage : la conception des locaux ;
  • Initier l’apprenant à la collecte ;
  • Acquérir le savoir-faire d’organisation des versements des archives intermédiaires au dépôt de pré archivage, et de ce dernier aux archives historiques ;
  • Donner à l’apprenant le savoir –faire de la réception des versements au sein du dépôt de pré archivage, le classement des dossiers versés, leur rangement et leur diffusion ;
  • Maîtriser le processus d'élaboration des outils de recherche au sein du dépôt de pré archivage ;
  • Connaître les différents modes de versements aux archives historiques ;

 

A QUI S'ADRESSE CETTE FORMATION ?


Cette formation s'adresse à tout personnel qui a en charge la gestion d'un volume important de documents, particulièrement :

  • Administrateurs,
  • Chefs de Services
  • Secrétaires et Assistants (tes) de direction,
  • •Personnel du service courrier, 
  • Gestionnaire des ressources humaines,
  • Gestionnaires des finances et de la comptabilité,
  • Gestionnaires de la communication,
  • Gestionnaires des relations extérieures,
  • Commerciaux, Archivistes,
  • Administrateurs civils et toutes autres personnes intéressées etc.
  • Personnel des archives,

CONTENU DE LA FORMATION


MODULE 1 : GENERALITES SUR L'ARCHIVAGE

  • Introduction
  • Terminologie archivistique
  • Le cycle de vie des documents
  • •Comprendre la chaîne des opérations archivistiques
  • •L'initiation aux techniques archivistiques
  • •Circulation des documents et versements
  • •Communication des archives
  • Producteur et activités
  • Du producteur à la description
  • Principe d'accès aux documents et données

 

MODULE 2 : CADRE LEGAL, NORMATIF ET REGLEMENTAIRE

  • Examen de la Loi N°2000/010 du 19 décembre 2000
  • Norme ISO 9001/2015 « Maîtrise documentaire » en Management Qualité
  • Norme ISO 15489 en Records Management, etc.

 

MODULE 3 PROPOSITION ET DEFINITION D'UN SYSTEME D'ARCHIVAGE

  • L'inventaire des archives.
  • Le diagnostic et le rapport analytique.
  • L'analyse et le classement des archives courantes.
  • Le système de cotation.
  • Le contrôle de la circulation des documents.

 

MODULE 4 : CREATION ET GESTION D'UN SYSTEME D'ARCHIVAGE

  • Les procédures d'entrée
  • La gestion des espaces
  • Qu'est-ce qu'un vrac ?
  • Les étapes pour traiter un vrac et faire apparaitre à partir d'un ensemble opaque et dépourvu de sens, un tout cohérent et exploitable ;
  • Le récolement.

 

MODULE 5 : OUTILS ET PROCEDURES DE GESTION DOCUMENTAIRE ET

  • Les outils de traitement des archives et leur conception
  • les instruments de recherche
  • Les procédures d'archivage et leur mise en oeuvre

 

MODULE 6 : CONSERVATION, COMMUNICATION ET VALORISATION DES ARCHIVES

  • La durée de conservation ;
  • Les droits d'accès ;
  • Panorama d'outils de médiation numérique et de valorisation des archives

 

 

 

APPROCHE PEDAGOGIQUE


  • Alternance de contenu théorique et cas pratiques afin de permettre aux participants de s'approprier les outils et méthodes Formateur de terrain de haut niveau professionnel, doté d'un véritable sens pédagogique
  • Support de formation remis aux participants
  • Une attestation de formation sera délivrée à chaque participant au terme du séminaire


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