Formation
Elaboration et Mise à Jour du Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables

A propos de la Formation "Elaboration et Mise à Jour du Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables"

Dans le monde en constante évolution des affaires, il est essentiel pour toute organisation de se doter de méthodes claires et cohérentes pour atteindre ses objectifs, garantir une qualité constante et optimiser ses performances. C'est ici que le Manuel des procédures Administratives, Financières et Comptables prend toute son importance.

Il s'agit d'un document de référence qui régit les procédures de fonctionnement de l'entreprise, il définit de manière concrète, précise et fidèle l'ensemble de règles et d'orientations permettant à tout le personnel administratif, financier et comptable de remplir correctement sa fonction.

Ce document, lorsqu'il est élaboré de manière appropriée, offre une vue d'ensemble complète des activités de l'organisation, des rôles de chacun, et des étapes à suivre par chaque intervenant pour mener à bien chaque tâche de manière efficiente.

Chaque destinataire de ce manuel est responsable de l'application par le personnel qui lui est rattaché de l'ensemble des procédures et des orientations qui y sont décrites.

Le manuel des procédures administratives, financières et comptables a pour but de:

• Mettre à la disposition des responsables, un outil de référence à la fois opérationnel et pédagogique pour la conduite des opérations.
• Fournir un cadre formel d'exécution des opérations à caractère administratif et financier dans le respect des trois (3) contraintes suivantes :
  • La conformité des pratiques avec la législation en vigueur ;
  • L'atteinte de l'optimum dans la réalisation de toutes les opérations ;
  • La conformité des pratiques avec les meilleures en matière de gestion
• Responsabiliser d'avantage le personnel d'appui et le bureau exécutif dans l'accomplissement des taches respectives par une définition précise des postes et attributions afférents,
• Décrire l'organisation administrative, financière et comptable ;
• Garantir un contrôle interne fiable
• Formaliser les contrôles à effectuer ;
• Faciliter la transmission des connaissances essentielles aux collaborateurs et les rendre plus productifs pour une efficacité accrue par l'optimisation des circuits d'information.
• Garantir la sérénité et la régularité des opérations ;
• Instaurer la transparence dans l'entreprise/le projet ou programme ;
• Susciter la confiance des membres/ actionnaires/ et partenaires ;
• Décrire les procédures d'exécution de dépenses ;
• Utiliser de façon optimale les moyens.
• Eviter les conflits internes ;
• Avoir une situation claire, faciliter le contrôle, éviter les frustrations au niveau des actionnaires,
• Voir si les activités sont rentables ou non, rectifier les erreurs de gestion, permettre une meilleure organisation de l'entité.

En d'autres termes, l'objectif recherché à travers la rédaction de ces procédures est de ;

• Se doter d'un organigramme hiérarchique pour savoir qui exerce son autorité sur qui ?
• Définir les postes pour savoir :  Qui fait quoi ? Où ? Comment ? Avec quels moyens ? Et pour quelle fin?

Par ailleurs, l'article 16 de l'Acte Uniforme OHADA relatif au Droit Comptable et à Information Financière, AUDCIF, dispose que toute entité évoluant dans l'espace OHADA doit, en vue de maintenir la continuité dans le temps de l'accès à l'information, établir un manuel décrivant les procédures et l'organisation comptables.

Cette disposition est contraignante. Elle permet une bonne gestion de l'entreprise en vue de garantir la fiabilité et la sincérité des informations contenues dans les états financiers que l'entité établit et présente à la fin de chaque exercice social.

Cependant nous constatons quotidiennement lors de nos nombreuses missions en entreprise que bon nombre d'entités gèrent leurs activités de façon informelle. Elles ne disposent pas d'un manuel de procédure. Cela n'est pas sans conséquence pour l'entreprise. Il s'agit notamment :

• Des malversations et fraudes ;
• De la non fiabilité de l'information ;
• De la non maîtrise des achats (des dépenses) et la non optimisation du recouvrement des recettes ;
• De la non maîtrise de la gestion des achats et de la trésorerie ;
• De l'inexistence d'un référentiel pour les missions d'audit.

D'ailleurs la plupart des faillites des entreprises sont liées en grande partie à leur mauvaise organisation.

Au regard d'un tel constat, des actions à mener en amont semblent indispensables et la nécessité de disposer d'un outil de gestion comme le manuel de procédures pour prévenir et détecter les problèmes aussi bien pour l'entreprise que ses partenaires n'est plus à démontrer.

C'est dans ce contexte que Cabinet CHARTERED MANAGERS organise à l'attention de managers des entreprises publiques et privées, des professionnels de comptabilité ainsi que des auditeurs internes et externes des entreprises privées, publiques, des projets et programmes de développement, ce séminaire de formation ayant pour thème : Â«  ELABORATION ET MISES À JOUR DU MANUEL DES PROCÉDURES ADMINISTRATIVES, FINANCIÈRES ET COMPTABLES  » .

Objectifs de la Formation "Elaboration et Mise à Jour du Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables"

Cette formation qui se veut didactique vous permettra de:

• Connaitre le régime juridique (cadre légal minimum) du Manuel de procédures ;
• Maîtriser les différentes procédures relatives à la gestion administrative, comptable et financière dans une organisation
• Les dispositions et les méthodes à utiliser pour élaborer les procédures et les mettre en application
• Maîtriser les différentes procédures relatives à la gestion administrative, comptable et financière ;
• Permettre une exploitation optimale des Manuels de procédures au sein des entreprises ;
• Partager les expériences en matière de mise en Å“uvre du Manuel de procédures ;
• Évaluer l'impact du Manuel de procédure sur le rendement et la bonne gouvernance de l'entreprise.

Au sortir de cette formation, les participants Seront capables de Concevoir et mettre en place des manuels de procédures administratives, financières et comptables pour asseoir une gestion saine et transparente au sein de leurs entreprises et organisations :

• Décrire les procédures existantes
• Déceler et analyser les faiblesses ;
• Faire ressortir les risques liés à ces faiblesses ;
• Proposer et formaliser de nouvelles procédures

Cible de la Formation "Elaboration et Mise à Jour du Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables"

Ce programme intéresse spécifiquement :

• Chefs d'entreprises, tous secteurs et toutes tailles ;
• Administrateurs et présidents des conseils d'administration, directeurs généraux, actionnaires et associés des sociétés commerciales ;
• Responsables de passation et exécution des marchés
• Auditeurs internes et contrôleurs de gestion
• Responsables administratifs, comptables et financiers des entreprises privées, publiques, projets et programmes de développement ;
• Directeurs des ressources humaines
• Experts comptables,
• Administrations et organismes publics traitant avec les entreprises ;
• Coordonnateurs, responsables et personnels d'appui des programmes et projets de développement financés par les bailleurs de fonds
• Tout agent impliqué dans l'élaboration des procédures internes.
• De manière générale, à tous ceux qui sont à la recherche d'instruments pour formaliser leur système de gestion.

Programme de la Formation "Elaboration et Mise à Jour du Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables"

PLAN DE FORMATION

I : Introduction au manuel de procédures

• Généralité sur la théorie et la pratique du management dans les organisations
• De la nécessité à transcrire les règles, modes opératoires et méthodes de travail en un manuel des procédures
• Définition de la procédure et du manuel des procédures
• Les objectifs du manuel des procédures
• Importance du manuel des procédures
• Les types de manuels des procédures
• La structure du manuel des procédures
• Manuel des procédures et moyens d'élaboration

II : S'approprier les objectifs visés par un manuel des procédures

• Savoir se conformer aux dispositions légales
• Harmonisation des pratiques
• Application des décisions et des politiques de la direction de l'entreprise
• Sécurisation des actifs
• Fiabilisation du système d'informations comptable et de l'information financière produite
• Harmonisation de la communication interne et Accélération de la production d'informations
• Informations financières plus pertinentes pour la préparation des décisions de gestion
  

• Démarche générale d'élaboration du manuel des procédures
• Prise de connaissance de l'entreprise/de la structure du projet et/ou des procédures existantes
• Analyse critique de l'organisation et des procédures existantes
• Le lancement
• Conception des modèles de documents
• Rédaction, codification des procédures et réalisation du manuel
• Critères de qualité d'une procédure
• Sensibilisation et formation des utilisateurs
• La diffusion du manuel et la mise à jour
  

Procédure de gestion du secrétariat

• Gestion des appels téléphoniques entrant et sortant ;
• Gestion des rendez - vous ;
• Gestion des courriers arrivée et départ ;
• Gestion des classements et tenue des archives ;
• Dactylographie des documents et rapports ;

Procédures de gestion des moyens et frais généraux

• Fournitures de bureau et consommables informatiques;
• Bons Carburant ;
• Frais de missions et de déplacement
• Entretien des locaux et des espaces
• Gardiennage et sécurité ;
• La gestion des contrats d'assurance ;
• Utilisation et entretien des véhicules;

Procédures de passation des marchés / Achats - dépenses

• Expression du besoin
• Commande directe
• La consultation
• La négociation
• Appel d'offres
  • Appel d'offres restreint
  • Appel d'offres ouvert
  • Procédure de sélection et emploi de consultants
• Réception
• Certification
• Comptabilisation
• Règlement

Procédures de gestion des approvisionnements des stocks :

• La réception des marchandises
• Emmagasinage
• Les sorties du magasin

Procédures de gestion des immobilisations :

• Les entrées
• La tenue des registres
• Les sorties des immobilisatio
• Les inventaires des immobilisations

Procédure de gestion de la communication

• Couverture médiatique des événements
• Publication de documents, newsletter

• Mise à jour de l'organigramme
• Procédures de recrutement du personnel
• Procédures d'embauche
• Procédures d'intégration du personnel
• Procédures de conges, et d'autorisation d'absences
• Procédures de départ
• Les missions
• Procédures d'avance sur salaire
• Procédures de traitement de la paie
• Procédures de règlement de la paie
• Procédures d'évaluation du personnel
• Procédures de formation du personnel

• Procédures et Contrôle budgétaires
  • Elaboration du projet de budget
  • Elaboration du budget définitif
  • Suivi budgétaire
  • Traitement comptable
• Gestion de la trésorerie (banque et caisse)
  • Gestion des dépenses
  • Mobilisation de ressources
  • Suivi-exécution des commandes
  • Tableau de bord
  • Travaux d'arrêté de comptes
  • Gestion des reporting financiers
  • Gestion fiscale
  • Gestion des audits internes et externes

• Description de l'organisation comptable
• Exécution des opérations de comptabilité
• Vérification des Pieces justificatives des opérations et analyse comptable
• Comptabilisation des pièces comptables :
• Points clés de procédures comptables :
  • Documents comptables
  • Imputation des achats
  • Imputation des ventes
  • Imputation des investissements
  • Imputation des charges de personnel
  • Imputation des opérations d'inventaire
• Contrôle des imputations
• Classement des pièces comptables
• Ajustement des comptes par les écritures d'inventaires
  • Immobilisations corporelles et incorporelles
  • Stock/consommations de fournitures
  • Trésorerie
• Saisie des écritures de clôture pour report dans les états financiers
  • Achats/fournisseurs
  • Provisions
  • Amortissement
  • Charges et revenus constates d'avance
  • Factures et revenus a recevoir
• Établissement de la balance après inventaire et régularisations
• Préparation, Élaboration et présentation des états financiers et de synthèse
• Ajustements suite aux recommandations des CAC

• Acquisition de TIC
• Installation de matériel/logiciel
• Sécurité TIC
• Maintenance
• Gestion du site web 

• Types de contrôle
• Niveaux de contrôle
  

• Les principes fondamentaux du dispositif de contrôle
• Le fonctionnement du contrôle
• Les acteurs du contrôle

• Analyse critique d'un manuel de procédures comptables
• Proposition de formulations d'un manuel de procédures comptables

METHODE PEDAGOGIQUE

La formation se fera sous une approche andragogique. Les participants devront directement appliquer les acquis au sortir de la salle de formation.

• Des exposés qui permettront de présenter les concepts, les outils et méthodes recommandés ;
• Présentation des problématiques des participants liées à l'élaboration d'un manuel de procédures au sein de leurs organisations respectives
• Échanges et discussions avec les participants notamment en ce qui concerne leur expérience dans leur réalité organisationnelle
• Les études de cas pratiques et appropriation pratique des savoirs par les participants.

MOYENS PEDAGOGIQUES

• Nos salles de formation sont climatisées et équipées de vidéo projecteur
• Accès à internet gratuit en WI-FI dans tous nos locaux
• Nous disposons des salles équipées d'ordinateurs, outils et logiciels pour les cas pratiques, mais pensez à toujours apporter votre ordinateur portable pour mieux travailler sur vos propres projets.
• Une évaluation en fin de formation validera vos acquis

Dispositif de suivi Post-Formation | Elaboration et Mise à Jour du Manuel de Procédures Administratives, Financières et Comptables

Dans une démarche d'ancrage des compétences et de renforcement de l'impact pédagogique, CHARTERED MANAGERS met en place un Suivi Post-Formation (SPF) structuré sur une période de trois (03) mois à l'issue de la formation.

Bien que chaque module soit animé par des spécialistes et s'appuie sur une approche pédagogique axée sur le développement des compétences, il est reconnu que certains participants peuvent rencontrer, dans la mise en Å“uvre pratique, des difficultés ou des zones d'ombre sur certains aspects abordés pendant la formation.

Afin de garantir une appropriation effective et opérationnelle des compétences, chaque participant bénéficie d'un accompagnement assuré par des encadreurs désignés par CHARTERED MANAGERS . Ce dispositif permet aux participants d'exprimer les éventuelles difficultés rencontrées dans la mise en Å“uvre des acquis et de bénéficier de réponses concrètes, ciblées et adaptées à leurs contextes professionnels respectifs, et renforcer l'impact opérationnel de la formation.

Ce Suivi Post-Formation incarne l'engagement de CHARTERED MANAGERS en faveur d'une formation utile, durable et centrée sur les résultats