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« Les archives sont l'ensemble des documents quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité, documents soit conservés par leur créateur ou leurs successeurs pour leurs besoins propres, soit transmis à l'institution d'archives compétente en raison de leur valeur archivistique. ».


Les services reçoivent et produisent énormément de documents physiques et électroniques qui s'empilent dans les bureaux ou dans les centres d'archives et la problématique se situe au niveau de la gestion efficiente de ces documents. En effet il est de plus en plus hypothétique d'entrer facilement en possession d'une information ou d'un document important à l'instant T, mais aussi d'en garantir la sécurité par une conservation efficace.


Ainsi, les entreprises se trouvent de nos jours dans une situation inconfortable du point de vue de la gestion de l'information et plus spécifiquement de la gestion du flux d'information documentaire. Lors du traitement des dossiers, elles émettent, reçoivent et accumulent une masse importante de documents papier.


Le phénomène s'accentue par le recours aux outils bureautiques avec comme conséquence la production d'une masse plus importante de documents. La production informelle de bureau génère une série de documents brouillons, des documents annotés, des versions préparatoires non validées, des rapports de missions, des comptes rendus de réunions ou d'entretien, des échanges par mail sur des supports et des formats divers, dans des répertoires différents et sont difficiles à retrouver les archives ont une haute valeur (entre autre valeur, une valeur de preuve ou une valeur historique) pour l'entreprise et pour l'administration.


Dans ce contexte, le classement, le rangement, le tri et même la dématérialisation participe à la transformation numérique des métiers, les technologies de Gestion Electronique de Documents (GED) appuyées par l'archivage physique de ces mêmes documents devient incontournable voire une nécessité pour les entreprises et les services, parce qu'elle améliore le travail en équipe et contribue à la qualité et à la rapidité du traitement des documents de travail.


La GED est également un procédé informatisé qui permet d'organiser et de gérer des informations et des documents électroniques au sein d'une organisation.


La gestion de ce patrimoine documentaire, essentielle pour la vie de l'entreprise, échappe souvent aux personnels et au système de gestion et de contrôle documentaire. Certains sont la plupart du temps, inaccessibles ou disparaissent avec le départ de leurs auteurs.


De plus il est primordial de définir une politique d'archivage globale basée sur un SAE (Système d'archivage Électronique) dont la mission première sera la numérisation et d'informatisation des archives conservée. Étant entendu que le support numérique a la même valeur que le support physique lorsque toutes les normes d'horodatage et de coffre fort électroniques sont respectées, il sera facile d'entrer en possession de telle ou telle information sur le fonds documentaire de l'entreprise des documents administratifs actifs aux archives définitives via la numérisation du fonds d'archive. Le problème de conservation va également se poser avec acuité et sera résolu à travers cette formation. Cette situation implique aujourd'hui la nécessité du renforcement des compétences sur les thématiques en archivage et gestion documentaire.


Cette formation dresse un état de l'art complet, pragmatique et structuré du traitement des archives, leur classement, leur conservation et leur archivage physique et électronique. Elle présente les concepts clés et la réglementation en vigueur, analyse les évolutions des fonctionnalités, propose des modèles d'organisation et des démarches pour réussir la mise en oeuvre d'un projet d'archivage.

 

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OBJECTIFS DE LA FORMATION


OBJECTIFS GENERAUX

Ce séminaire de formation vise à apporter aux participants (es), les aptitudes et compétences nécessaires pour la réalisation du traitement manuel des archives et la gestion électronique des documents  au sein de leurs organisations ou structures respectives.

Il Permettra également aux participants d'acquérir et/ou d'améliorer leurs connaissances théoriques et pratiques dans le domaine de la circulation des documents, leur classification, leur exploitation et leur gestion par ordinateur individuel ou en réseau.

Ils devront pouvoir mettre en oeuvre, dans toute situation d'entreprise, des stratégies adaptées pour obtenir un meilleur rendement quant à la rapidité d'exploitation et de traitement des données. Ils seront capables également de créer un climat de confiance et de productivité efficients.

 

OBJECTIFS SPÉCIFIQUES

De manière spécifique, il s'agira de renforcer les capacités des participants pour :

  • Connaître les grands enjeux de l'archivage des documents et Acquérir une méthodologie permettant de mettre en place un dispositif de gestion efficace des documents;
  • Connaître et pratiquer le tri, l'organisation et le classement des documents d'archives
  • Rassembler, collecter et regrouper les documents destinés aux archives ;
  • Organiser, mettre sur pied et gérer les archives,
  • Connaître et pratiquer l'archivage électronique par la numérisation des documents
  • Recenser et analyser les coûts de non-qualité générés par l'absence d'archives ou la mauvaise gestion des archives ;
  • Analyser et évaluer les pratiques d'archivage dans leur lieu de travail ;
  • Concevoir des répertoires sur ordinateur ;
  • Élaborer une procédure d'emprunt des documents archivés afin d'éviter les pertes de dossiers ;
  • Élaborer et appliquer une procédure de purge des archives et de destruction des documents inutiles ;

 

RÉSULTATS ATTENDUS

A la fin de cette formation, les participants seront suffisamment outillés pour

  • Mettre en place un système de d'archivage physique et numérique au sein de leur organisation
  • Traiter et gérer efficacement les documents et les archives de leur institution, organisation ou entreprise ;
  • Les participants maîtrisent la gestion électronique des documents et des archives avec Le logiciel M-Files
  • Mettre en place des outils de gestion et de recherches des documents et des archives au sein de leur structure

 

A QUI S'ADRESSE CETTE FORMATION ?


Cette formation s'adresse à tout personnel qui a en charge la gestion d'un volume important de documents, particulièrement :

  • Administrateurs,
  • Chefs de Services
  • Secrétaires et Assistants (tes) de direction,
  • •Personnel du service courrier, 
  • Gestionnaire des ressources humaines,
  • Gestionnaires des finances et de la comptabilité,
  • Gestionnaires de la communication,
  • Gestionnaires des relations extérieures,
  • Commerciaux, Archivistes,
  • Administrateurs civils et toutes autres personnes intéressées etc.
  • Personnel des archives,

CONTENU DE LA FORMATION


MODULE 1 : GENERALITES SUR l'ARCHIVAGE ORDINAIRE ET LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS

  • - Définitions
  • - Typologie des documents à archiver
  • - Processus d'archivage et politique d'archivage
  • - Enjeux de la GED et implémentation
  • - Illustrations et exercices d'application

 

MODULE 2 : LA GESTION DOCUMENTAIRE DANS LES ORGANISATIONS

  • Les coûts de non-qualité liés à l'archivage des documents dans les organisations
  • Présentation et analyse de l'archivage
  • Problèmes liés à l'archivage dans votre entreprise
  • Enjeux stratégiques de l'archivage des documents.

 

MODULE 3 : ORGANISATION DU PLAN D'ARCHIVAGE DES DOCUMENTS

  • Liens entre classement et archivage
  • Type de documents à archiver
  • Principales techniques d'archivage des documents
  • Processus d'archivage : le cycle de vie du document
  • Support et matériel d'archivage
  • Elaboration du plan d'archivage
  • Mobilier et local d'archivage.

 

MODULE 4 : MISE EN PLACE ET GESTION DES ARCHIVES

  • Critères d'envoi d'un document aux archives
  • La mise à jour du classement pour constituer les archives
  • La purge et la ventilation aux archives
  • Le regroupement et le rangement des documents dans les archives
  • Le répertoire des archives : manuel et électronique sur ordinateur.

 

MODULE 5 : SECURISATION ET SUIVI DES ARCHIVES

  • Sécurisation des informations archivées
  • Gestion des accès aux archives
  • Mise à jour des archives.

 

MODULE 6 : ARCHIVAGE ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (Gestion électronique des documents)

  • Principes et enjeux.
  • La GEIDE, la GED, la SAE
  • Le processus d'archivage électronique d'un document physique (dématérialisation)
  • Création, acquisition, production, traitement, stockage, sécurisation et diffusion des documents électroniques

 

Cas pratique de synthèse :

  • Acquisition de document papier, archivage de document virtuel au format PDF.
  • Création de dossiers
  • Création de plan de classement
  • Numérisation et traitement des documents
  • Production, stockage et diffusion des documents

 

 

 

METHODE PEDAGOGIQUE ET MOYENS MOBILISES


APPROCHE ANDRAGOGIQUE:

  • Apports et exposés des concepts théoriques, assortis d' analyse des situations concrètes par l'étude des cas pratiques réels d'entreprises pour illustrer les exposés afin de permettre aux participants se s'approprier progressivement les outils et méthodes. Notre consultant fera ainsi partager des exemples tirés de son vécu professionnel et lors de missions de conseil.
  • Jeux de rôle, « business game », mises en situation.
  • Elaboration des schémas qui servent de repères pour l'application pratique des concepts
  • Notre pédagogie favorise le partage des meilleures pratiques sur les expériences des participants lors d'échanges interactifs et débats
  • Chaque participant est encouragé à partager les problématiques de son organisation liée au thème de la formation afin de bénéficier des conseils du consultant-formateur.,
  • Questions/réponses

MOYENS PÉDAGOGIQUES :

  • Projection de diapositives powerpoint / Utilisation de tableau à feuilles mobiles
  • Nos salles de formation sont climatisées et équipées de vidéo projecteur
  • Nous disposons des salles équipées d'ordinateurs, outils et logiciels pour les cas pratiques, mais pensez à toujours apporter votre ordinateur portable pour mieux travailler sur vos propres projets.
  • Accès à internet gratuit en WI-FI dans tous nos locaux
  • Application de visioconférence zoom pour la formation en télé-présentiel formation en ligne. (Un lien sécurisé sera envoyé aux personnes inscrites avant la formation) - Les personnes qui optent pour le téléprésentiel doivent s'assurer d'avoir accès à une connexion internet fiable, à une caméra, à un micro ainsi qu'à un haut-parleur - L'utilisation d'un écran d'ordinateur ou de portable est préférable à celui d'une tablette pour permettre le bon visionnement des documents qui seront partagés en ligne ;
  • Plateforme Moodle pour la formation en Digital-Learning
  • Support de formation et tout le matériel d'appui à la formation transmis par courriel avant la formation et en support physique pour les formations en présentiel

DISPOSITTIF D'EVALUATION


1) Avant la formation : évaluation initiale

Pour vous assurer de profiter au maximum de cette formation, une évaluation initiale pour établir exactement les besoins. Les formulaires remplis seront analysés par le formateur expert. En conséquence, nous nous assurons que la formation soit livrée à un niveau approprié et que les questions pertinentes seront traitées. Elle nous permet également d'élaborer les exercices pratiques en tenant compte des spécifiés de l'activité professionnelle de chaque stagiaire (Pour cela veuillez-confirmer votre participation au moins 10 jours avant le début de la session).


2) Pendant la formation : évaluation en continu et validation de la compréhension en temps réel

Lors de la formation, les stagiaires sont soumis à des mises en situation, des exercices pratiques, des échanges sur leurs pratiques professionnelles dans une pédagogie active et participative permettant un contrôle continu de leur progression et du développement de leurs connaissances et de leurs compétences au regard des objectifs visés.


3) A la fin de la formation : évaluation A CHAUD des connaissances acquises et de la satisfaction

Évaluation des acquis : Le QCM est à nouveau réalisé par chaque stagiaire, par les différences constatées, il permet d'évaluer les connaissances globales acquises et aussi de valider la progression.

Évaluation de la satisfaction : Afin de mesurer l'indice de satisfaction des participants sur l'atteinte des objectifs, la qualité de l'animation et la satisfaction globale de la prestation, un questionnaire de satisfaction est remis à chaque participant.

Il est complété par un tour de table pour apporter des compléments et de confronter les points de vue.


4) 2-3 mois après la formation : évaluation à posteriori

Afin de de mesurer l'impact de la formation sur les situations professionnelles du participant et ce qu'il a réellement retiré de cette formation, nous réalisons une enquête centrée 3 mois après la formation sur l'utilisation des connaissances et compétences acquises et leur transposition dans l'univers professionnel

PLUS D'INFORMATIONS

OBJECTIFS DE LA FORMATION


OBJECTIFS GENERAUX

Ce séminaire de formation vise à apporter aux participants (es), les aptitudes et compétences nécessaires pour la réalisation du traitement manuel des archives et la gestion électronique des documents  au sein de leurs organisations ou structures respectives.

Il Permettra également aux participants d'acquérir et/ou d'améliorer leurs connaissances théoriques et pratiques dans le domaine de la circulation des documents, leur classification, leur exploitation et leur gestion par ordinateur individuel ou en réseau.

Ils devront pouvoir mettre en oeuvre, dans toute situation d'entreprise, des stratégies adaptées pour obtenir un meilleur rendement quant à la rapidité d'exploitation et de traitement des données. Ils seront capables également de créer un climat de confiance et de productivité efficients.

 

OBJECTIFS SPÉCIFIQUES

De manière spécifique, il s'agira de renforcer les capacités des participants pour :

  • Connaître les grands enjeux de l'archivage des documents et Acquérir une méthodologie permettant de mettre en place un dispositif de gestion efficace des documents;
  • Connaître et pratiquer le tri, l'organisation et le classement des documents d'archives
  • Rassembler, collecter et regrouper les documents destinés aux archives ;
  • Organiser, mettre sur pied et gérer les archives,
  • Connaître et pratiquer l'archivage électronique par la numérisation des documents
  • Recenser et analyser les coûts de non-qualité générés par l'absence d'archives ou la mauvaise gestion des archives ;
  • Analyser et évaluer les pratiques d'archivage dans leur lieu de travail ;
  • Concevoir des répertoires sur ordinateur ;
  • Élaborer une procédure d'emprunt des documents archivés afin d'éviter les pertes de dossiers ;
  • Élaborer et appliquer une procédure de purge des archives et de destruction des documents inutiles ;

 

RÉSULTATS ATTENDUS

A la fin de cette formation, les participants seront suffisamment outillés pour

  • Mettre en place un système de d'archivage physique et numérique au sein de leur organisation
  • Traiter et gérer efficacement les documents et les archives de leur institution, organisation ou entreprise ;
  • Les participants maîtrisent la gestion électronique des documents et des archives avec Le logiciel M-Files
  • Mettre en place des outils de gestion et de recherches des documents et des archives au sein de leur structure

 

A QUI S'ADRESSE CETTE FORMATION ?


Cette formation s'adresse à tout personnel qui a en charge la gestion d'un volume important de documents, particulièrement :

  • Administrateurs,
  • Chefs de Services
  • Secrétaires et Assistants (tes) de direction,
  • •Personnel du service courrier, 
  • Gestionnaire des ressources humaines,
  • Gestionnaires des finances et de la comptabilité,
  • Gestionnaires de la communication,
  • Gestionnaires des relations extérieures,
  • Commerciaux, Archivistes,
  • Administrateurs civils et toutes autres personnes intéressées etc.
  • Personnel des archives,

CONTENU DE LA FORMATION


MODULE 1 : GENERALITES SUR l'ARCHIVAGE ORDINAIRE ET LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS

  • - Définitions
  • - Typologie des documents à archiver
  • - Processus d'archivage et politique d'archivage
  • - Enjeux de la GED et implémentation
  • - Illustrations et exercices d'application

 

MODULE 2 : LA GESTION DOCUMENTAIRE DANS LES ORGANISATIONS

  • Les coûts de non-qualité liés à l'archivage des documents dans les organisations
  • Présentation et analyse de l'archivage
  • Problèmes liés à l'archivage dans votre entreprise
  • Enjeux stratégiques de l'archivage des documents.

 

MODULE 3 : ORGANISATION DU PLAN D'ARCHIVAGE DES DOCUMENTS

  • Liens entre classement et archivage
  • Type de documents à archiver
  • Principales techniques d'archivage des documents
  • Processus d'archivage : le cycle de vie du document
  • Support et matériel d'archivage
  • Elaboration du plan d'archivage
  • Mobilier et local d'archivage.

 

MODULE 4 : MISE EN PLACE ET GESTION DES ARCHIVES

  • Critères d'envoi d'un document aux archives
  • La mise à jour du classement pour constituer les archives
  • La purge et la ventilation aux archives
  • Le regroupement et le rangement des documents dans les archives
  • Le répertoire des archives : manuel et électronique sur ordinateur.

 

MODULE 5 : SECURISATION ET SUIVI DES ARCHIVES

  • Sécurisation des informations archivées
  • Gestion des accès aux archives
  • Mise à jour des archives.

 

MODULE 6 : ARCHIVAGE ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (Gestion électronique des documents)

  • Principes et enjeux.
  • La GEIDE, la GED, la SAE
  • Le processus d'archivage électronique d'un document physique (dématérialisation)
  • Création, acquisition, production, traitement, stockage, sécurisation et diffusion des documents électroniques

 

Cas pratique de synthèse :

  • Acquisition de document papier, archivage de document virtuel au format PDF.
  • Création de dossiers
  • Création de plan de classement
  • Numérisation et traitement des documents
  • Production, stockage et diffusion des documents

 

 

 

APPROCHE PEDAGOGIQUE


  • Alternance de contenu théorique et cas pratiques afin de permettre aux participants de s'approprier les outils et méthodes Formateur de terrain de haut niveau professionnel, doté d'un véritable sens pédagogique
  • Support de formation remis aux participants
  • Une attestation de formation sera délivrée à chaque participant au terme du séminaire




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